Управление проектами 2.0 — высочайшие преимущества нового подхода к управлению проектами

НОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ ПРЕДПРИЯТИЙ, ИЗГОТОВЛЕННЫЕ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ 2.0

Феномен социальной сети уже превратил потребительскую сеть в так называемую «Веб 2.0». Теперь Web 2.0 влияет на бизнес-процессы в тысячах организаций, предлагая удивительные возможности для общения и совместной работы, известные как «Enterprise 2.0». «Все эти вещи, которые считаются потребительскими услугами, поступают на предприятие», — сказал бывший президент Oracle Corp. Рей Лейн, в настоящее время генеральный партнер Kleiner Perkins Caufield & Byers. Крупные корпорации по всему миру, такие как IBM, Procter & Gamble и Walt Disney, внедрили технологии Enterprise 2.0. Мы являемся свидетелями трансформации традиционных способов ведения бизнеса, и эта трансформация вызвана приложениями нового поколения.

Термин Enterprise 2.0 был придуман Эндрю Макафи, доцентом Гарвардской школы бизнеса, весной 2006 года. Профессор Макафи ввел этот термин для описания использования новых социальных программных платформ в компаниях или между компаниями и их коллегами (партнерами или клиентами).

Приняв вики, блоги, инструменты планирования совместной работы, социальные сети и другое «оружие массового сотрудничества», как их называет Дон Трапскотт в своей книге «Викиномика», в современных организациях меняются модели сотрудничества. Программное обеспечение Enterprise 2.0 и методы ведения бизнеса предоставляют менеджерам доступ к нужной информации в нужное время через систему связанных приложений и услуг. Примеры тысяч малых предприятий, а также таких гигантов, как Microsoft, Toyota и многие другие, показывают, что веб-приложения Enterprise 2.0 позволяют компаниям получить огромное конкурентное преимущество в виде принудительных инноваций, производительности и эффективности благодаря доступу к коллективному интеллекту многих специалистов.

Эффективный сбор и обмен информацией, облегчение социальных связей на предприятиях и улучшение взаимодействия с клиентами — не единственные преимущества, которые программное обеспечение Enterprise 2.0 предоставляет малым предприятиям и крупным корпорациям. Давайте посмотрим, как эти инструменты могут помочь в управлении проектами.

НОВЫЙ ПОДХОД К УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ

Движение Enterprise 2.0 оказывает естественное влияние на управление проектами в организациях. Блоги, вики и другие инструменты второго поколения предлагают лучшие возможности для общения и совместной работы. Таким образом, они обеспечивают большой потенциал для улучшения существующих практик управления проектами.

Традиционно руководитель проекта является основным звеном во всех коммуникациях, связанных с проектом. Это напрямую влияет на производительность команды, а также на производительность самого менеджера. Сегодня многие компании все еще используют электронные таблицы Microsoft Excel или традиционные приложения для управления проектами, такие как Microsoft Project, для отслеживания своих проектов. Отправка текстовых документов и электронных таблиц по-прежнему очень популярна, несмотря на многие недостатки.

Электронная почта является закрытым средством связи, и многие компании подтверждают, что они плохо собирают и обмениваются знаниями. Например, если вы отправляете документ по электронной почте двум людям, у вас есть три копии этого документа для управления, объединения и разграничения. Трудно работать над этим документом одновременно. Это не единственная проблема. Знания скрыты в электронных письмах, потому что они доступны только отправителю и получателям, поэтому все остальные члены команды не могут их использовать. Например, если сотрудник отправляет обновление состояния электронной почты своему менеджеру, это изменение будет видно другим людям только после того, как менеджер вручную обновит расписание. Это вызывает ненужную работу и задерживает обмен информацией. Проект плохо виден и контролируется, если вся информация скрыта в тысячах электронных писем сотрудников. Почтовые ящики. Список недостатков может быть длинным.

Традиционные инструменты управления проектами также не ориентированы на сотрудничество. Они были разработаны в основном для нисходящего подхода и не предназначены для открытого сотрудничества. Эти инструменты ориентированы на менеджера проекта и делают его неотъемлемым элементом коммуникации проекта. Во-первых, он должен извлекать факты из сотрудников посредством встреч и электронных писем, затем помещать их в файл и передавать план проекта высшему руководству и клиентам. Затем этот процесс повторяется каждый раз, когда что-то меняется. Руководитель проекта также должен выступать в роли будильника, напоминая сотрудникам о сроках и просроченных задачах. Весь процесс оказывается трудоемким и трудоемким, что ложится тяжелым бременем на менеджера проекта. Объем рутинной работы иногда не оставляет менеджеру времени на лидерство.

Технологии Enterprise 2.0 стимулируют инновации в управлении проектами. Эти нововведения можно назвать Project Management 2.0. Термин подчеркивает новый подход к управлению проектами, характеризующийся радикальным сдвигом в сторону сотрудничества в качестве центра управления проектами. Инструменты нового поколения имеют дело с рутинной частью работы менеджера проекта: напоминание членам команды о сроках, объединение обновлений статуса в один план и передача изменений. Новые инструменты также позволяют людям легко сотрудничать и делиться информацией. Роль руководителя проекта меняется; становится провидцем проекта, а не мастером задач. Инструменты нового поколения дают ему больше возможностей быть руководителем проекта.

Что делает новые технологии такими эффективными? Вот пять ключевых преимуществ.

Содействие сотрудничеству

Одним из основных ограничений, связанных с традиционным программным обеспечением для управления проектами, была его сложность. Традиционные инструменты имеют сотни функций, на освоение которых уходят месяцы. Принятие традиционного программного обеспечения для управления проектами часто требует больших затрат сотрудников & # 39; компания времени и денег на обучение. Напротив, инструменты управления проектами второго поколения легки и просты в использовании. Они дают возможность немедленно начать сотрудничество, без каких-либо задержек в интенсивном обучении и начальной настройке.

Новые инструменты управления проектами могут легко использоваться даже неквалифицированными пользователями компьютеров, что позволяет вовлекать в проект больше людей. Ведение блога является хорошо известным примером. Делиться идеями в блоге и получать отзывы в комментариях очень просто. Простота способствует принятию. Когда людям нравится программное обеспечение, они используют его чаще.

Новые программные инструменты обеспечивают гораздо лучший сервис, что помогает решить одну из самых больших проблем традиционных пакетов программного обеспечения. Одной из основных проблем с традиционными инструментами были пользователи & # 39; нежелание регулярно обновлять данные. Планы часто были устаревшими и поэтому оказывались бесполезными. Новые инструменты гораздо удобнее в использовании. Например, они позволяют вам создавать задачи в вашей системе, отправляя электронную почту с устройств Blackberry. Этот уровень простоты и удобства привлекает пользователей и, таким образом, помогает обновлять информацию. Это ключевой элемент успешного внедрения программного обеспечения для управления проектами. Сила новых инструментов раскрывается, когда они превращают простые действия отдельных пользователей в превосходный продукт коллективной работы. В терминологии Enterprise 2.0 это называется коллективным интеллектом и новыми структурами.

Коллективный разум — это способность человеческих сообществ развиваться в сторону более высокого уровня сложности и гармонии посредством дифференциации, интеграции, конкуренции и сотрудничества. Другими словами, это форма интеллекта, которая возникает в результате сотрудничества и конкуренции многих людей. Эта концепция тесно связана с термином «возникающие структуры».

Внешний вид — это способ, которым сложные системы и шаблоны возникают из многих относительно простых взаимодействий. Проще говоря, это форма коллективного поведения, когда части системы работают вместе, что они не будут делать в одиночку. Следовательно, возникающие структуры — это структуры, которые появляются в результате многих относительно простых взаимодействий многих людей. Взаимодействия неконтролируемые, но они целенаправленные.

Вместе эти два мощных принципа делают инструменты управления проектами 2.0 мощными инструментами для улучшения команд. производительность.

Используя мудрость всей команды

Новое поколение онлайн-инструментов предоставляет членам команды простой способ внести свой вклад в общий репозиторий задач и планов. Эти инструменты раскрывают возможности коллективного разума и изменяют способ управления проектами.

В своей книге «Мудрость толпы» Джеймс Суровецки утверждает, что «группы чрезвычайно умны и зачастую умнее, чем самые умные люди в них». В группах не обязательно доминируют чрезвычайно умные люди, чтобы быть умными ». Он также подчеркивает, что «величайшая сила децентрализации заключается в том, что, с одной стороны, она поощряет независимость и специализацию, позволяя людям координировать свои действия и решать сложные проблемы».

Благодаря новым технологиям люди получают более эффективную рабочую среду, в которой они могут накапливать и обмениваться знаниями в различных областях, в которых каждый член команды проекта является экспертом. Менеджер проекта управляет работой команды и выбирает правильное направление на основе информации, полученной от отдельных сотрудников. Инструменты даже помогают менеджеру объединять эту информацию, превращая почтовый беспорядок в хорошо организованные временные рамки.

В то же время, новое поколение инструментов позволяет менеджерам проектов контролировать изменения и ход работы проекта. Отчетность в высокой степени автоматизирована на всех уровнях, в том числе для руководителей, которые автоматически просматривают проект.

Отчеты загружаются на постоянной основе из реальных данных, что делает их актуальными. Все эти факторы повышают производительность команды и помогают компании принимать правильные решения в нужное время.
Коллективный интеллект неразрывно связан с возникающими структурами, еще одна практика, которая оказывает огромное влияние на современное управление проектами.

Преимущества для многих структур

Microsoft Project и многие другие традиционные инструменты управления позволяют иметь только строгую структуру разделения задач на один ко многим (и другим аналогичным элементам). Это вызывает несколько негативных последствий. Прежде всего, у проекта может быть только одно представление, тогда как в реальной жизни вам может потребоваться много разных представлений об одном и том же проекте. Поставщики проектов, бизнес-аналитики, инженеры и тестировщики могут разделить проект по-разному. Часто одному и тому же человеку нужны разные кусочки — например, по релизу и функции. Это неудобство делает программное обеспечение менее полезным, поэтому люди не решаются проверять планы и регулярно их обновлять. С одной стороны, эти факторы приводят к устаревшим и бесполезным планам проекта. С другой стороны, необходимость выбрать одну структуру разбивки работ значительно увеличивает стоимость ошибок для менеджера проекта.

Весь процесс становится очень сложным и требует много первоначального мышления, прогнозов и ответственности руководителя проекта.

2.0 инструменты управления проектами имеют меньше ограничений. Они позволяют создавать структуры без сильного центрального контроля. Эти структуры возникают в результате множества небольших взаимодействий, предназначенных для решения конкретных проблем. Например, инструменты планирования совместной работы, такие как Wrike, позволяют создавать структуры разбивки работ с нуля. То, что сотрудники считают лучшей структурой разбивки работ для своих задач, становится частью общей картины, которую видит менеджер.

В этих инструментах иерархии много-много, в отличие от иерархий один-ко-многим в Microsoft Project. Это фактически означает, что вы можете выбрать любое разумное подмножество задач, создать представление и поделиться им с кем-то, кому это представление необходимо. Это не похоже на совместное использование файла «все или ничего». В конце концов, больше людей могут сотрудничать. Поскольку новые инструменты позволяют членам группы одновременно вносить изменения в исходную структуру, все больше людей могут организовывать и реорганизовывать свои представления, и создается больше структур. Получающиеся структуры подходят участникам проекта намного лучше, чем одна жесткая структура разбивки работ.

Эта гибкость помогает внедрять итеративные и инкрементные методы управления проектами без потери контроля. Задача менеджера проекта — больше координировать и консультировать, чем обычные обновления вручную, и вся команда может быстрее реагировать на изменения.

Инструменты управления проектами 2.0 позволяют начать с одной задачи, добавить еще двадцать, организовать их, добавить больше задач, реорганизовать и ежедневно повторять этот процесс многими сотрудниками или менеджерами. Когда семь сотрудников делятся своими ежедневными списками дел с руководителем группы, руководитель группы получает более широкую картину. Когда пять лидеров команд делятся своими командами & # 39; планы с менеджерами проектов, картина становится больше. Когда он проходит через директоров и вице-президента к генеральному директору, вся структура развивается от одной задачи к большой экосистеме, которая идеально вписывается в организацию. Все с очень простыми инструментами и очень мощными принципами, которые остаются за этими инструментами — коллективным интеллектом и появляющимися структурами.

При поддержке новых структур и коллективного разума руководители проектов могут сочетать практические знания «снизу вверх» с рекомендациями «сверху вниз». Это также является значительным преимуществом для руководства: появляющиеся структуры обеспечивают полную прозрачность, которая устраняет разрыв между стратегическими корпоративными планами и ежедневными списками дел. Большая картина
Полное понимание того, что происходит в организации, имеет решающее значение для адаптации внутренних бизнес-ресурсов к требованиям меняющейся среды. Например, если мы говорим о разработке программного обеспечения, график исправления ошибок может повлиять на график следующего выпуска. Следующий график выпуска, в свою очередь, может повлиять на вашу маркетинговую кампанию, что может повлиять на ваши планы продаж. Планы продаж, естественно, окажут влияние на финансовые планы. Наличие полной картины помогает руководству лучше выбирать распределение внутренних ресурсов, когда необходимо надлежащим образом реагировать на изменения в бизнес-среде. Инструменты управления проектами 2.0, поддерживаемые появляющимися структурами и иерархиями «многие ко многим», естественно, способны обеспечить эту общую картину. Новые структуры помогают преобразовать отдельные стратегические планы, квартальные планы, планы проектов и ежедневные списки членов команды в один основной план развития бизнеса. Иерархии «многие ко многим» позволяют корпоративным директорам видеть каждый проект и всю организацию с разных точек зрения. Эти два мощных принципа позволяют менеджерам анализировать задачи каждого члена команды и одновременно отслеживать работу всего предприятия.
Когда руководители проектов могут легко увидеть каждую деталь разработки проекта, а руководство компании может рационально использовать свои бизнес-ресурсы, проекты приносят прибыль быстрее.

Увеличение производительности

Благодаря новым инструментам менеджеры проектов экономят часы на рутинных операциях, связанных с агрегацией и обновлением информации из электронных писем и собраний. Отчетность упрощена на всех уровнях, потому что ее часть может быть легко достигнута путем совместного использования связанной части общего рабочего пространства. Программное обеспечение для управления проектами второго поколения дает каждому члену команды возможность ознакомиться с изменениями в проекте без лишних встреч, электронных писем и телефонных звонков. Сотрудничество становится намного быстрее и продуктивнее. Это приводит к более быстрой реализации проекта и более быстрой окупаемости инвестиций.

Легко начать инновации и улучшения в вашей организации. Как уже упоминалось выше, новые инструменты очень удобны и просты в использовании. Вам просто нужно выбрать правильный.

ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ 2.0: НОВАЯ ОБЛАСТЬ СОТРУДНИЧЕСТВА

Пожалуй, наиболее популярными приложениями следующего поколения, которые могут использовать компании, являются блоги, вики и инструменты планирования совместной работы.

Блоги

Как внутреннее, так и внешнее использование блогов может быть полезным для проекта. Основное преимущество внутреннего блога заключается в том, что он дает вам возможность облегчить прямое общение между различными уровнями организации. Блоги позволяют членам команды, которые иначе не были бы осведомлены или приглашены участвовать в обсуждении, делиться своими знаниями. Тысячи компаний в настоящее время используют такие инструменты для ведения блогов, как Blogger, LiveJournal, Typepad, Movable Type, WordPress или Radio UserLand. Например, Британская библиотека и Университетский колледж Лондона совместно работают над проектом блога под названием LIFE (Информация о жизненном цикле для электронной литературы). Блог — это способ, с помощью которого эти две организации могут более эффективно сотрудничать и хранить всю информацию о проекте в одном месте.

Внешние блоги помогают поддерживать сильную волю сообщества, что, в свою очередь, способствует значительной прибыли от маркетинга и продаж. Тысячи компаний уже получают выгоду от инвестиций во внешние проекты блогов. Например, такие компании, как Microsoft, IBM, Google, Sun Microsystems и SAP регулярно пишут блоги проектов. Число нетехнологических организаций, имеющих собственные блоги проектов, также быстро растет. Одним из наиболее известных примеров является блог From Edison Desk — блог проекта GE Global Research. Это дает технологическим энтузиастам во всем мире возможность обсудить будущее технологий с лучшими учеными из одной из крупнейших и самых разнообразных промышленных исследовательских лабораторий в мире.

Wiki

Wiki — это еще одна технология, которая может быть успешно применена для управления проектами. Его основное преимущество заключается в том, что он позволяет пользователям легко создавать, редактировать и комбинировать веб-сайты. У вики обычно очень мало ограничений, поэтому они стремятся накапливать общие знания, которые традиционно держались подальше от жесткого корпоративного программного обеспечения и интрасетей, — знания, которые обычно хоронились в электронных письмах. Хорошим примером использования вики может служить Dresdner Kleinwort, отдел инвестиционно-банковских услуг Dresdner Bank AG, который достиг 75% сокращения почтового трафика. Они также сократили время встреч вдвое. Другим примером является операционная система Fedora на основе Linux, которая использует вики проекта, чтобы донести точку зрения конечного пользователя до разработки продукта. Есть много вики-решений, которые успешно используются многими компаниями. Наиболее известной является вики с открытым исходным кодом MediaWiki, которая используется википедией.

Вики и блоги являются хорошими общими инструментами, которые могут делиться знаниями более эффективно, чем электронная почта. Чтобы получить наглядность и контроль над операциями, компаниям также необходимо усилить своих менеджеров и сотрудников с помощью решения для планирования совместной работы.

Инструменты планирования сотрудничества

Новые приложения и платформы для совместной работы сочетают уровень контроля, связанный с традиционным программным обеспечением для управления проектами, с преимуществами приложений Web 2.0 для повышения эффективности бизнеса и обеспечения лучшей видимости. Лучшие инструменты в этой области интегрированы с электронной почтой, их легко и недорого адаптировать. Демократизация программного обеспечения для управления проектами. Можете привести несколько примеров?
Инструменты планирования сотрудничества заполняют пробелы между сотрудниками & # 39; списки дел, планы проектов и стратегические цели. С помощью этих инструментов руководитель проекта получает полную видимость всех проектов, за которые он отвечает. Старшее руководство знает, что происходит в каждом проекте, и имеет полную картину. Программное обеспечение выполняет множество рутинных операций — превращает почтовый беспорядок в красивую временную шкалу, напоминает людям о просроченных задачах и создает отчеты. Эти инструменты помогают собирать информацию и делиться ею с каждым членом команды в любом месте. Это ускоряет обмен информацией и ускоряет принятие решений.

Государственные, образовательные, коммерческие и некоммерческие организации по всему миру используют инструменты управления проектами 2.0 для улучшения управления проектами. Такие корпорации, как McDonalds, Walt Disney, Apple, Toyota и Capgemini, используют приложения управления проектами второго поколения в своих отделах.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Использование инновационных технологий управления проектами может оказать глубокое и далеко идущее влияние на управление проектами сегодня. Эти технологии позволяют компаниям добиться успеха в любой компании — они помогают компаниям быстрее принимать правильные решения. Управление проектами 2.0 предоставляет менеджерам проектов и их командам значительный прирост производительности.

Сегодня ландшафт управления проектами меняется, открывая новые конкурентные преимущества для компаний. В то время как некоторые компании борются с традиционными инструментами управления проектами и электронной почтой, другие становятся более эффективными и инновационными, используя преимущества новых технологий. Я надеюсь, что эта статья поможет вам применить некоторые инструменты и практики Project Management 2.0.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *